Başarılı bir etkinlik organizasyonunun temelinde doğru planlama bulunur. Konser, festival, kongre, kurumsal etkinlik, gala veya özel proje fark etmeksizin; etkinliğin hedeflerinin belirlenmesi, konseptin oluşturulması, bütçenin planlanması ve alanın doğru şekilde projelendirilmesi organizasyonun tüm süreçlerini doğrudan etkiler. Zest Event Samsun olarak etkinliklerin planlama aşamasını profesyonel bir yaklaşımla ele alıyor ve projenin ihtiyaçlarına uygun kapsamlı organizasyon planları oluşturuyoruz.
Planlama sürecinde öncelikle etkinliğin amacı, hedef kitlesi, katılımcı kapasitesi, tarihi, lokasyonu ve bütçesi değerlendirilir. Bu bilgiler doğrultusunda etkinliğin genel konsepti ve uygulanabilir organizasyon modeli oluşturulur. Mekanın fiziksel özellikleri incelenerek sahne, seyirci, oturma alanları, giriş-çıkış noktaları, backstage, VIP, teknik alanlar ve operasyon bölgeleri için uygun yerleşim planları hazırlanır.
Bütçe planlaması, etkinlik projesinin sürdürülebilir ve kontrollü şekilde ilerlemesi açısından önemli bir aşamadır. Teknik prodüksiyon, sahne, ses, ışık, LED ekran, güvenlik, personel, sanatçı ve diğer organizasyon giderleri değerlendirilerek projenin ihtiyaçlarına uygun bütçe yapısı oluşturulur. Öncelikler belirlenerek kaynakların etkin şekilde kullanılmasına yönelik planlama yapılır.
Etkinlik programının oluşturulması, sanatçı ve konuşmacı akışlarının belirlenmesi, teknik ihtiyaçların tespit edilmesi ve operasyon ekiplerinin görev dağılımının hazırlanması da planlama sürecinin önemli parçalarıdır. Etkinlik öncesinde olası operasyonel ihtiyaçlar değerlendirilerek etkinlik günü yaşanabilecek aksaklıkların önüne geçilmesi hedeflenir.
Zest Event Samsun; konsept geliştirme, etkinlik planlaması, projelendirme, bütçe planlaması, mekan ve alan yerleşimi, program akışı, teknik ihtiyaç analizi ve operasyon planlaması ile etkinlik projesinin tüm aşamalarını uygulamaya hazır hale getirir.
